Mit dem SocialOrga-Vorlagenmanagement verfügen Sie über eine professionelle Lösung, die standortübergreifend, effizient und zentral den Einsatz Ihrer Microsoft Office-Vorlagen steuert. Das SocialOrga-Vorlagenmanagement wird als feste Erweiterung in Microsoft Word integriert und kann über eine zusätzliche Registerkarte bedient werden. Die hinterlegten, einheitlichen Vorlagen werden nach der Öffnung automatisch mit den vordefinierten Platzhaltern ausgefüllt. Sie haben die Möglichkeiten Ihre geöffneten Vorlagen über wenige Mausklicks in verschiedenen Formaten zu speichern, als Mailanhang hinzuzufügen oder über die vorhandenen Drucker auszudrucken. Darüber hinaus ist das SocialOrga-Vorlagenmanagement auch offline verfügbar – dies kann für jeden Benutzenden in der Weboberfläche aktiviert/deaktiviert werden. Sobald einmal eine Verbindung zur SocialOrga-Datenbank hergestellt wurde, können die Vorlagen ohne Internetverbindung genutzt werden.

Das Vorlagenmanagement ist ein dynamisches System, welches Ihre Dokumente vollumfänglich verwalten kann. Ihre Mitarbeitenden können aus den Vorlagen auswählen und diese bearbeiten. Verändert werden können die Vorlagen jedoch ausschließlich durch eine Schlüsselvorlage. Schnelle und zentrale Änderungen sind in dieser jederzeit möglich (neue IBAN, Adressen etc.) und werden von der Schlüsselvorlage umgehend auf alle anderen Vorlagen übertragen. Durchgängiges Corporate Design bei Verwendung des Vorlagenmanagements, sowie eine erhebliche Vermeidung von Redundanzen in Ihren Dokumenten, wird somit gewährleistet. Zudem gewinnen Sie eine hohe Zeitersparnis durch automatisierte Signaturdaten (Name, E-Mail, Adresse etc.) aufgrund der hinterlegten Informationen in den Mitarbeitendenkonten. Mit unserer Modullösung können Sie Ihre Datenstrukturen optimieren und bearbeiten Ihre Verwaltungsakte zeitsparender. Das ineinandergreifende System erleichtert Ihre Arbeitsabläufe durch seinen klaren Aufbau. Insbesondere durch die Funktion der Textbausteine können häufig genutzte Textblöcke mit wenigen Klicks in ihre aktuelle Dokumentenvorlage hineinkopiert werden. Damit entsteht eine besonders hohe Flexibilität in der Anwendungserfahrung.

Selbstredend ist auch der ortsunabhängige Zugriff gewährleistet. Alle Informationen werden in der zentralen Datenbank abgelegt und können von Ihnen abgerufen werden – somit ist ein örtlich und zeitlich autonomes Arbeiten gesichert. Gespeicherte Dokumente werden automatisch mit Datumskennung online archiviert. Der Betrieb in unserem Hosting ist nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gesichert und schützt ihr Archiv langfristig, unabhängig von Ihren eventuellen lokalen Neuerungen und Innovation. Es erfolgt ein direkter Zugriff durch eine Integration in Ihrem MS-Office und erleichtert die Benutzung aufgrund Ihrer Vorerfahrung. Eine Anbindung an andere führende Systeme mit Ihren Benutzerinformationen ist ebenfalls möglich.

Die Vorlagen können den Usern, abhängig von ihren Berechtigungen, präsentiert werden. Durch diese Organisation ist es möglich, Zuständigkeiten in der Software abzubilden und somit Arbeitsbereiche voneinander getrennt in derselben Anwendung zu verwalten. Die Zuordnung erfolgt in der Basisversion auf drei Strukturebenen, welche entsprechend Ihrer Konfigurationen zueinander gesetzt werden. Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit eine Vertretungsfunktion in den Berechtigungen abzubilden. Die interne Listenfunktion sortiert in der Ansicht die aufgerufenen Vorlagen nach Häufigkeit, sodass wichtige Vorlagen zu Oberst in der Liste angezeigt und schnell gefunden werden. Die Funktion des Beschriftens einer Vorlage, wird mit Hilfe von vordefinierten Platzhaltern synchron und fehlerfrei durchgeführt. Die enthaltenen Platzhalter werden im Kontext des angemeldeten Users vorausgefüllt. Die Anmeldung am System erfolgt durch die Anbindung an das Active Directory (AD) automatisch, sodass keine zusätzlichen Passwörter verwendet werden müssen. Eine Anbindung an externe Adressprogramme mittels einer Schnittstelle ist auch möglich. Jeder Anwendende kann innerhalb des Word-AddIns persönliche Adressen pflegen, um Anschreiben zeitersparend vorausfüllen zu können.