FAQs

Der Support hat die Aufrechterhaltung und die Funktionsfähigkeit unserer technischen Systeme zum Ziel – hierbei bieten wir verschiedene Supportvarianten an. Grundsätzlich kann uns jeder Kunde über unsere Support-Mailadresse support@iebl.de erreichen und ein Supportticket eröffnen. Ein direkter Kontakt zu den Mitarbeitenden ist sichergestellt - wir nutzen keine Callcenter oder ähnliche Lösungen. Wir bieten Support nach Aufwand oder im Rahmen von festen Vertragskonditionen an.

Unser Support ist für Kunden mit entsprechendem Supportvertrag werktags von 08:30 Uhr - 12:00 Uhr und von 12:30 Uhr - 17:00 Uhr zusätzlich telefonisch zu erreichen. Über Remote Helpdesk können wir auch eine Fernwartung durchführen, wenn Ihre Problemstellung durch unser direktes Eingreifen behoben werden muss. Die Fernverbindung ermöglicht es unserem Support, den Bildschirm Ihres Gerätes auf dem eigenen Bildschirm in Echtzeit zu sehen um Probleme zu beheben und andere Aufgaben durchzuführen.

Remote-Desktop muss für Remote-Support und Remote-Wartung bei Ihnen aufgespielt sein. Das Ingenieurbüro EBL stellt für die Fernwartung eine entsprechende Instanz zur Verfügung. Einen Zugang erhalten Sie über:

https://support.iebl.de/

Für den Server:

Minimal 16 GB Hauptspeicher

Minimal 50 GB freier Plattenspeicher

CPU: Vier Kerne

Wir richten im Rahmen der Installation .Net 9.0 (Anwendungsintegration) und die MariaDB nutzungsfertig ein.

Für den Client:

Windows 11 / aktuelle Windows Server

Minimal 8 GB Hauptspeicher

Installationsgröße ca. 1 GB HDD

Grafikauflösung 1280x1024 oder höher

MS-Office 2016 oder neuer (64 Bit-Version)

Empfohlener Bildschirm:

Format: 16:9

Auflösung: 1920x1080(HDMI) oder besser

Für Remote-Desktop Anwendungen:

RDS-CALs für die Anzahl der User

SocialOrga-Freiwilligendienste kann unter folgenden System-Umgebungen installiert werden:

• Lokale Server Intranet
• Terminal Server
• Citrix
• Cloud
• VM
  

Ja, im Rahmen der Installation von SocialOrga-Freiwilligendienste werden konfigurierbare Excel-Listen zur Verfügung gestellt. Diese Listen sind speziell auf die Abfragemöglichkeiten innerhalb von SocialOrga-Freiwilligendienste abgestimmt und können vollständig an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Die Flexibilität des Systems ermöglicht es Ihnen, die Excel-Listen nach Ihren Anforderungen zu konfigurieren und sie bei Bedarf als CSV-Dateien zu exportieren, um sie in andere Systeme zu importieren.

Falls Sie zusätzliche Listen benötigen, haben Sie die Möglichkeit, diese eigenständig zu erstellen. Alternativ bieten wir Ihnen die Option, die Erstellung neuer Listen bei uns in Auftrag zu geben. Unsere Dienstleistung umfasst die maßgeschneiderte Erstellung und Konfiguration von Listen, die optimal in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden können.

Wir unterstützen Sie dabei, die Funktionalitäten von SocialOrga bestmöglich zu nutzen und die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu steigern.

Das SynCTool ist ein innovatives und leistungsstarkes Werkzeug, das uns deutlich von unseren Mitbewerbern abhebt. Mit dem SynCTool können wir nahezu uneingeschränkt Verbindungen zu externen Softwarelösungen herstellen. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass die Zielsoftware eine CSV- oder REST-Schnittstelle bereitstellt. Diese Flexibilität ermöglicht es uns, unterschiedlichste Systeme effizient und nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft zu integrieren.

Zusätzlich verfügen wir über ein in SocialOrga-Freiwilligendienste integriertes Managementsystem zur dynamischen Verwaltung von Vorlagen. Dieses System erlaubt eine maßgeschneiderte Anpassung und Erstellung von Dokumenten und Formularen, die exakt auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind. So gewährleisten wir eine hohe Effizienz und Flexibilität bei der Nutzung und Verwaltung Ihrer Daten.

Wir bieten eine Synchronisation zu „Einjahrfreiwillig“ & „Freiwillig-JA“ an. „Einjahrfreiwillig“ und „Freiwillig-JA“ sind öffentliche Stellenbörsen in denen Bewerbende nach offenen Stellen suchen können. Diese Portale können über eine CSV-Datei oder eine Rest-API angesprochen werden. Für SocialOrga-Freiwilligendienste steht eine Erweiterung zur Verfügung, mit der Daten - wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind - in den Portalen automatisiert veröffentlicht werden können. Dabei können noch persönliche Präferenzen getroffen werden (Duplikate veröffentlichen, Link zur Onlinebewerbung generieren, immer dieselbe Anschrift eintragen, etc.). Die Modullösung "Synchronisation zu „Einjahrfreiwillig“ und „Freiwillig-JA“ muss auf Ihrem Server installiert werden und benötigt Zugriff auf Ihre SocialOrga MySQL Datenbank.

Wir arbeiten mit dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) gemeinsam an der digitalen Schnittstelle der Fördermittelabrufe und dem automatischen Melden eines neuen Teilnehmenden beim BAFzA. Die produktive Nutzung wird allerdings nicht vor Ende 2026 erfolgen können. Sollten Sie weitere Anforderungen haben, an Informationen die Sie momentan postalisch an das BAFzA übermitteln, können Sie sich gerne bei uns melden. Wir können dann für Sie abklären, ob eine digitale Übermittlung in Zukunft in Frage kommt.

SocialOrga-Freiwilligendienste enthält zahlreiche Excel-Listen, deren CSV-Export als CSV-Import von beliebigen Systemen genutzt werden kann. Bei Bedarf können auch gezielt neue Excel-Listen erstellt werden. Es gibt außerdem Seriendrucke mit Word-Mustervorlagen. Darüber hinaus kann direkt aus Word eine Anlage als PDF versendet werden und diese wird im Archiv des Teilnehmenden gespeichert.

Zur Durchführung der Migration im Rahmen der Anwendung SocialScout setzen wir ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Migrationstool ein. Für den Fall, dass Sie eine Migration in Bezug auf andere auf dem Markt verfügbare Anwendungen planen, bieten wir unsere Expertise an, um ein maßgeschneidertes Migrationstool zu entwickeln, das den spezifischen Anforderungen und technischen Gegebenheiten dieser Anwendungen gerecht wird. Trotzdem müssen Dokumente, Listen und Abfragen angepasst werden.

Der Aufwand für die Implementierung der Software richtet sich nach mehreren Faktoren, insbesondere der Anzahl der aktuell verwendeten Word- und Excel-Vorlagen sowie dem Umfang der Übernahme der Altdaten. Darüber hinaus hängt der Prozess stark vom Aufbau des neuen Systems ab.

Zunächst erfolgt die Anpassung der bestehenden Abfragen und Vorlagen an die neue Datenbankstruktur, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten. Im nächsten Schritt wird die neue Datenbank oder der neue Datenbankserver erstellt, einschließlich der zugehörigen Benutzerkonten. Nach der Erstellung der Datenbank folgt die Installation der Software und deren Konfiguration auf dem Server, vorausgesetzt, alle erforderlichen Berechtigungen sind vorhanden. Ebenso wichtig ist die Installation der Software auf den Client-Systemen, wofür ebenfalls alle nötigen Berechtigungen und Laufwerksfreigaben benötigt werden.

Die Migration der Altdaten in die neue Datenbank bildet einen weiteren entscheidenden Schritt. Dies umfasst sowohl das Einspielen der Altdaten als auch die vollständige Installation und Konfiguration der Software auf dem Server. Abschließend wird die Software auf den Client-Systemen installiert und konfiguriert, um die vollständige Funktionsfähigkeit im neuen System zu gewährleisten. Dieser umfassende Prozess stellt sicher, dass die neue Softwarelösung effizient und nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert wird, angepasst an Ihre spezifischen Anforderungen und Systemstrukturen.

Der Erwerb von SocialOrga-Freiwilligendiensten beinhaltet eine Umstellung eines Teils Ihrer Abfragelisten und Dokumente. Bitte beachten Sie, dass die erforderlichen Abfragelisten und Dokumente bereits vor der eigentlichen Umstellung angepasst werden, um einen reibungslosen Fortgang Ihrer Arbeit zu gewährleisten.

Sollten zusätzliche Abfragelisten oder Dokumente benötigt werden, übernehmen wir dies gerne als Dienstleistung. Nach der Erstellung der individuellen Abfragelisten oder Dokumente integrieren wir diese in Ihr System, sodass sie Ihnen umgehend für Ihren Schriftverkehr zur Verfügung stehen.

Die Software SocialOrga-Freiwilligendienste bietet Ihnen höchste Flexibilität in der Anwendung: Sie kann sowohl Inhouse bei Ihnen vor Ort als auch über ein Hosting auf unseren Servern betrieben werden. Wenn Sie sich für eine Installation auf Ihren eigenen Systemen entscheiden, tragen Sie die Verantwortung für die Einhaltung der Compliance-Richtlinien sowie den Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten. In diesem Fall verbleibt die vollständige Datenhoheit bei Ihnen, was Ihnen maximale Kontrolle über Ihre Daten gewährleistet.

Alternativ können Sie unseren Hosting-Service nutzen und uns als Ihren digitalen Gastgeber wählen! Bei dieser Option wird die Software auf unseren sicheren Servern installiert, die sich ausnahmslos in Deutschland befinden. Wir stellen Ihnen die notwendige Infrastruktur und den benötigten Speicherplatz für Ihren digitalen Datenaustausch zur Verfügung, sodass Ihre Daten jederzeit für Sie erreichbar sind. Unser Hosting-Service sorgt dafür, dass Ihre Daten nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt und stets den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen unterworfen sind.

Wir beschäftigen mehrere zertifizierte Datenschutzbeauftragte, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) qualifiziert sind. Unsere Datenschutzbeauftragten gewährleisten den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und stellen sicher, dass alle datenschutzrelevanten Anforderungen in jedem unserer Projekte strikt eingehalten werden.

Durch ihre Expertise und kontinuierliche Überwachung sorgen sie dafür, dass Ihre Daten sicher verarbeitet und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Im Kaufpreis der Software SocialOrga-Freiwilligendienste ist der Zugang zu unserem umfassenden Online-Wiki enthalten. Dieses Wiki ist sowohl über Ihren Browser als auch direkt über das Dashboard von SocialOrga-Freiwilligendienste erreichbar. Es bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für alle relevanten Informationen und Hilfestellungen.

Zusätzlich stellen wir Ihnen im Rahmen der Installation eine Vielzahl von Dokumenten im Portable Document Format (PDF) zur Verfügung. Diese Dokumente werden im Installationsverzeichnis unter ORGA_Dokumentation abgelegt und können bequem durch einen Doppelklick in den aktuellen Browsern geöffnet werden. Diese umfassende Dokumentation unterstützt Sie dabei, sich effizient mit der Software vertraut zu machen und Ihre Nutzung zu optimieren.

Ja, zu Beginn der Anwendung ist ein Internetzugang erforderlich, um die Überprüfung des Lizenzschlüssels durchzuführen. Der Internetzugang stellt zudem sicher, dass die Update-Funktionalität der Software jederzeit gewährleistet ist. Durch regelmäßige Updates erhalten Sie Zugriff auf die neuesten Funktionen, Sicherheitsverbesserungen und Bugfixes, die eine optimale Nutzung der Anwendung sicherstellen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr System über eine stabile Internetverbindung verfügt, um sowohl die initiale Lizenzprüfung als auch die fortlaufende Aktualisierung der Software ohne Unterbrechungen zu ermöglichen.

SocialOrga-Freiwilligendienste wird regelmäßig mit neuen Softwareupdates versorgt. Der Inhalt der Updates besteht aus Patches, Aktualisierung oder Bugfixes. Mit diesem Inhalt beseitigen wir Fehler im Programm und fügen neue Funktionen hinzu, ohne dass die Software neu aufgesetzt werden muss. Dieser Vorgang verbessert unser System in einem stetigen Prozess. Der Begriff Patch im Zusammenhang mit Softwareentwicklung steht für eine kurzfristig von den Entwickelnden einer Software ausgegebene Erweiterung. Der Inhaltspatch führt wichtige Ergänzungen und/oder Änderungen des Programmes ein, sei es in Bezug auf Inhalt, Funktionalität, oder Stabilität. Ein Hotfix ist eine Änderung des Programms, die als kritisch genug angesehen wird, dass es zu seiner zeitnahen Behebung kommen muss. Der Rhythmus der Updates hängt generell von der Größe und dem Aufwand ab, kleinere Updates kommen folgerichtig in einem schnelleren Abstand, während größere Updates mit einer hohen Inhaltsdichte längere Zeit zur Freigabe benötigen.

Sobald Ihnen ein Update von unserem Service zur Verfügung gestellt wird, erhält Ihre IT-Administration eine entsprechende Benachrichtigung. Sobald der Updatevorgang dann von Ihrer Seite gestartet wurde, erhalten alle noch eingeloggten User eine Mitteilung, dass sich SocialOrga-Freiwilligendienste in Kürze updatet und Sie daher abgemeldet werden. Nachdem das Update aufgespielt wurde können Sie sich problemlos erneut einloggen. In sogenannten Versionshinweisen erhalten Sie im Vorhinein eine Übersicht über Änderungen und Verbesserungen sowie Problem-Behebungen des neuen Updates. Diese Hinweise können auch chronologisch eingesehen werden, um einen Überblick aller neuen Inhalte zu erhalten.

Das Symbol mit der Beschreibung Server verbunden im Hauptmenü zeigt Ihnen in grüner Schrift an, dass Ihr System mit unserem Updateserver verbunden und Ihre Version auf dem neusten Stand ist.